Booking af lokaler og forplejning

Brug af lokaler i forbindelse med møder, der er direkte relateret til dit kommunale hverv

Du kan vederlagsfrit bruge lokaler på Rådhuset i forbindelse med afholdelsen af møder, der er direkte relateret til dit kommunale hverv.

Som eksempler på denne type arrangementer kan nævnes:

• Gruppemøder,
• Forberedende møder til Borgerrepræsentationsmøde, økonomiudvalgsmøde eller møde i de stående udvalg,
• Forberedende møder til et møde i et § 17, stk. 4-udvalg, f.eks. møde i Gruppeformandskredsen
• Øvrige politiske forhandlinger, som er direkte relateret til det kommunale hverv
• Andre mødeaktiviteter, som er direkte relateret til dit kommunale hverv, f.eks. møder med borgere, erhvervsliv eller interesseorganisationer som omhandler den kommunale opgavevaretagelse. 

Det er ikke et krav, at mødet relaterer sig til en sag, der aktuelt er under behandling i kommunen.

Læs om udvalgsværelser og andre lokaler, du har mulighed for at benytte.

Forplejning

Du kan vederlagsfrit bestille almindelig mødeforplejning, eksempelvis kaffe/the, sodavand, samt sandwich, smørrebrød og kage.



Du kan også vederlagsfrit bestille almindelig mødeforplejning til

mødet fra øvrige leverandører. Service mv. til arrangementet kan bestilles på

Rådhuset. 



Du skal bestille forplejning via din medlemssekretær, der også kan hjælpe med at vurdere, om et konkret møde/arrangement falder inden for reglerne for, hvornår man kan få vederlagsfri forplejning.

Teknisk bistand

Du kan vederlagsfrit bestille teknisk bistand til møderne, som eksempelvis

opsætning af computer til powerpoint-præsentation eller mikrofon. Du skal bestille teknisk bistand via din medlemssekretær. 

Udlån af lokaler til lokale foreninger, herunder politiske foreninger til møder om kommunale emner og opgaver, der varetages af og har relevans for Københavns Kommune.

Lokale foreninger, herunder politiske foreninger kan vederlagsfrit låne et lokale på Københavns Rådhus til møder. Udlånet skal have relevans for Københavns Kommune, dvs. der skal være tale om arrangementer eller lign. om kommunale emner og opgaver.

Som eksempler på denne type arrangementer kan nævnes:

• Politiske partiers møder, hvor der behandles kommunale emner der har relevans for Københavns Kommune
• Debat- og orienteringsmøder om kommunale emner og opgaver, der har relevans for Københavns Kommune
• Opstillingsmøder, f.eks. i forbindelse med kommunalvalg,
• Generalforsamlinger eller bestyrelsesmøder i lokale foreninger, som Københavns Kommune kan yde anlægsstøtte til.

Rundvisning og borgeroplæg

Som medlem af Borgerrepræsentationen har du derudover mulighed for at afholde en rundvisning på Københavns Rådhus til f.eks. en skoleklasse.

Du kan også låne et lokale på rådhuset til at afholde oplæg om emner, der har relevans for det kommunale hverv, fx om dit virke som medlem af Borgerrepræsentationen.

Den administrative planlægning (mødeaktivitet med arrangører, lokalefremvisning, booking, udarbejdelse af vagtplan mv.) i forbindelse med lokaleudlånet er inkluderet i det vederlagsfri lån af lokale.

Forplejning

Arrangøren (fx et politisk parti) kan bestille forplejning samt service hos Rådhusets kantine. Udgifterne dækkes af arrangøren til kostpris. Arrangøren kan også bestille forplejning til arrangementet fra øvrige leverandører. Service mv. til arrangementet kan bestilles på Rådhuset. Udgifter dækkes af arrangøren til kostpris. 

Hvis et politisk parti, der er valgt ind i Borgerrepræsentationen, ønsker at booke et lokale og forplejning, kan det gøres via medlemssekretæren. 

Teknisk bistand

Arrangøren kan få teknisk bistand til arrangementet, som eksempelvis opsætning af computer til powerpoint-præsentation eller mikrofon.



Udgifter til teknisk bistand og vagtpersonale afholdes af arrangøren til kostpris.

Behovet for assistance og forventet udgift aftales inden arrangementets afholdelse og afregnes særskilt efter forbrug.