Stedfortræder til et enkeltstående møde

Du er forpligtet til at deltage i et møde i Borgerrepræsentationen, når du er rette stedfortræder. Når det sker, vil du opleve, at vi ringer dig op og eventuelt også skriver til dig via sms eller lignende.

Der er ingen frist for, hvornår et medlem senest kan oplyse, at pågældende er forhindret i at deltage i et møde i Borgerrepræsentationen. Du kan derfor opleve, at du bliver kontaktet med meget kort varsel.

Det er vigtigt, at du besvarer vores henvendelse, også selvom du ikke har mulighed for at deltage i Borgerrepræsentationens møde. Vi kan nemlig ikke indkalde den næste stedfortræder i rækken, før vi ved, at du har en såkaldt lovlig forfaldsgrund.

Læs om lovlige forfaldsgrunde her.

Sådan foregår det, når du deltager i et BR-møde som stedfortræder

Når du bliver indkaldt som stedfortræder til et enkeltstående møde, er der et par praktiske procedurer, som er værd for dig at kende til.

Når du er i kontakt med Borgerrepræsentations Sekretariat, vil vi give dig information om, hvornår BR-mødet starter, hvor du kan møde op, og hvem der vil modtage og vejlede dig i proceduren for mødet

Du kan altid gå til din politiske gruppes medlemssekretær, hvis du har spørgsmål, og det er også medlemssekretæren, som vil tage imod dig på Rådhuset inden mødet.

Når du er stedfortræder for første gang på et BR-møde, tilbyder din medlemssekretær at introducere dig til gruppeværelset, taletidsregler og stemmevejledning. Er du ukendt på Rådhuset, kan medlemssekretæren følge dig op til BR-salen.

I BR-salen vil en medarbejder tage imod dig og hjælpe dig med det praktiske for mødet, fx hvordan du stemmer.

Du stemmer via. den stationære computer på din plads, og dagsordenen til mødet kan du enten have i printet form eller elektronisk, fx på en iPad. Ønsker du at læse de fortrolige sager på dagsordenen, kan medlemssekretæren printe dem til dig. Det er vigtigt, at du afleverer de fortrolige sager tilbage til medlemssekretæren eller en anden medarbejder i Borgerrepræsentationens Sekretariat efter mødet.

Hvis du ikke tidligere har været stedfortræder og udfyldt et oplysningsskema, vil der ligge et skema på din plads i BR-salen, som du skal udfylde. Vi skal blandt andet bruge oplysningsskemaet i forbindelse med udbetaling af diæter og vederlag. 

Har du rejseudgifter i forbindelse med, at du deltager i BR-bødet, kan du indlevere kvitteringerne til medlemssekretæren, som vil sørge for, at du får refunderet beløbene.